Av Ole-Martin Gangnes
I mars hadde arbeidstilsynet tilsyn i advokatfirmaet Simonsen i Oslo. Temaet for tilsynet var organisering av arbeidstiden for advokatfullmektiger, og er ett av flere tilsyn rettet mot advokatfirmaer med arbeidstid som tema.
Nå er den første tilsynsrapporten klar. Arbeidstilsynet kommer med flere pålegg i rapporten.
Manglende registrering av arbeidstid
Det foreligger brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om registrering av arbeidstid, konkluderer tilsynet. Kravene om systematisk overvåking og oppfølging av den enkeltes arbeidstid og belastning, og kravet til systematisk forebygging av overtredelser anses ikke som oppfylt.
Arbeidstilsynet pålegger nå arbeidsgiver å føre kontroll med, og aktivt følge, opp at alle ansatte i selskapet ”ikke arbeider utover grensene for daglig, ukentlig og periodevis arbeidstid eller for øvrig hva som for den enkelte er forsvarlig.” Det må tydeliggjøres eller utarbeides skriftlige rutiner for hvem skal ha ansvar for å følge opp den enkelte ansattes totale arbeidsbelastning.
Tilsynet konkluderer med at rutinene for registrering av timer skal sikre at all tid hvor arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver blir behandlet og registrert som arbeidstid.
– Det er vårt klare inntrykk at praksis i firmaet har vært mangelfull i relasjon til arbeidsmiljølovens arbeidstidsbegrep. De fleste fullmektigene oppga at de kun registrerer tid som kan knyttes til konkrete oppgaver, særlig fakturerbar tid, skriver tilsynet.
– Vår oppfatning er at advokatfullmektigene i Simonsen generelt mangler bevissthet rundt arbeidsmiljølovens arbeidstidsbegrep. Enhver tid hvor arbeidstaker står til arbeidsgivers disposisjon skal regnes som arbeidstid, enten man er på kontoret, i retten, hos kunder, arbeider hjemme, eller man i andre sammenhenger står til arbeidsgivers disposisjon. At vilkåret er ”til disposisjon” innebærer at arbeidstid ikke er avhengig av konkret aktivitet.
Arbeidstilsynet skriver videre at de oppfatter at firmaet har en uformell tilnærming til registrering og håndtering av arbeidstid.
– Vi ble derimot også kjent med at det tidvis jobbes mye i firmaet, og tidvis betydelig utover grensene i arbeidsmiljøloven.
– Vi ønsker her å se utviklingen utover høsten gjennom innhenting av timelister, skriver tilsynet.
Særlig uavhengig stilling
Arbeidstilsynet har også sett på spørsmålet om advokatfullmektiger kan sies å ha en særlig uavhengig stilling, og dermed unntatt den generelle bestemmelsene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven.
Tilsynet sier i rapporten at den typiske advokatfullmektigen i Simonsen ikke har en særlig uavhengig stilling.
Hvis arbeidsgiver likevel vurderer en arbeidstaker til å ha ”særlig uavhengig stilling”, må det foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle og vurderes om den enkelte arbeidstidsordning er forsvarlig
Dette blir ikke gjort i dag, ifølge tilsynet.
Arbeidstilsynet pålegger derfor firmaet å foreta en konkret, individuell vurdering av alle arbeidstakere hvor arbeidsgiver vurderer unntak fra bestemmelsene om arbeidstid og overtid i arbeidsmiljøloven.
– Hvor arbeidsgiver kommer til at det er grunnlag for unntak, pålegges arbeidsgiver å
kartlegge arbeidsbelastningen for den enkelte, samt og aktivt se til og forebygge at disse ansatte ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, skriver tilsynet.
I pålegget krever tilsynet en redegjørelse og begrunnelse for hvilke ansatte i firmaet arbeidsgiver har vurdert oppfyller vilkårene for unntak, og hvordan arbeidsgiver skal sikre at disse ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Tilsynet krever kopi av arbeidsgivers individuelle vurderinger knyttet til hver enkelt forhold.
Tilsynet skriver i rapporten at unntaket fra arbeidstidsbestemmelsene er ment å være snevert.
I arbeidsavtalen for advokatfullmektigene sies det ikke noe om unntak fra arbeidstidsbestemmelsene, og arbeidsgiver har ikke en egen ordning for de som eventuelt vurderes unntatt, skriver tilsynet og sier at ”ved at spørsmålet må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle er det ikke mulig å konkludere med tanke på stillingsbetegnelsen advokatfullmektig som sådan.”
Generelt sier tilsynet:
– Spørsmålet er om en advokatfullmektig er så mye friere og mer uavhengig enn arbeidstakere flest at det kan begrunne unntak fra arbeidstidsbestemmelsene. Med tanke på at unntakshjemmelen etter forarbeidene er ment å være snever, vil det etter Arbeidstilsynets vurdering ofte ikke være tilfelle.
Vernetjeneste
Arbeidstilsynet konkluderer også med at det foreligger brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om å ha AMU-møter.
– Verneombud og AMU er ikke en systematisk del av firmaets forebyggende arbeid i strid med arbeidsmiljøloven, konkluderer tilsynet.
– Arbeidsgiver skal vurdere å sette i verk tiltak som sikrer at arbeidet i
arbeidsmiljøutvalget og vernetjenesten får den nødvendige vektlegging og status i
selskapet. Arbeidstid for advokatfullmektiger gjøres til et prioritert tema i neste arbeidsmiljøutvalg. Videre skal arbeidsmiljøutvalget og vernetjenestens rolle i selskapets arbeidsmiljøarbeid gjøres til et prioritert tema i neste arbeidsmiljøutvalg, skriver tilsynet i rapporten.
Arbeidstilsynet sier at verneombudsrollen fremsto som lite kjent for fullmektigene.
Eget initiativ
Arbeidstilsynet peker på at Simonsen i den senere tid har iverksatt enkelte tiltak og prosesser for å oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven, særlig når det gjelder registrering av arbeidstid og rett til overtidsbetaling.
– Arbeidstilsynet ønsker å bemerke at vi finner dette svært positivt, og vi håper å oppnå at de pålegg som her varsles vil bygge opp under firmaets egne tiltak, skriver tilsynet.
Arbeidstilsynet har gitt Simonsen en frist til å kommentere rapporten innen 29 mai.
Les også Simonsens kommentar:
Bare delvis enig med Arbeidstilsynet